Peran Emergency Response Plan Demi Kesiapsiagaan di Tempat Kerja

Peran Emergency Response Plan Demi Kesiapsiagaan di Tempat Kerja

Membahas mengenai Emergency Response Plan tidak dapat dipisahkan kaitannya dengan bencana. Bencana dapat didefinisikan sebagai situasi atau serangkaian kejadian yang mengancam dan mengganggu kehidupan serta kesejahteraan masyarakat, disebabkan oleh berbagai faktor, termasuk alam, non-alam, dan intervensi manusia. Dampaknya bisa melibatkan hilangnya nyawa manusia, kerusakan pada lingkungan, kerugian harta benda, dan efek psikologis. 

Bencana umumnya tidak dapat diprediksi. Bencana dapat terjadi kapan saja, dan di mana saja tak terkecuali di lingkungan kerja. Salah satu bencana yang sering kali terjadi di lingkungan kerja adalah kebakaran. Risiko kebakaran dapat timbul karena banyak faktor, mulai dari faktor listrik, kelalaian manusia,  bahan kimia, mesin dan alat kerja, dan lain sebagainya.

Oleh karena itu, persiapan dalam menghadapi bencana darurat, terutama kebakaran, menjadi landasan yang tidak bisa diabaikan oleh semua pihak yang ada di tempat kerja. Kontribusi seluruh pihak ini bukan hanya akan terlihat pada terbentuknya sistem tanggap darurat perusahaan atau Emergency Response Plan, melainkan juga berdampak pada keselamatan pekerja dan masyarakat serta lingkungan sekitar tempat kerja, aset perusahaan, dan keberlangsungan usaha.

Baca juga: Pelatihan Pemadam Kebakaran Kelas D: Upaya Peningkatan K3 di Perusahaan

Mendesain Emergency Response Plan untuk Menghadapi Situasi Darurat

 

Emergency Response Plan (ERP) adalah perencanaan sistematis untuk mengidentifikasi, mengurangi, dan mengelola risiko serta mengkoordinasikan upaya tanggap darurat. Dengan rencana sistem tanggap darurat yang terstruktur, perusahaan dapat menjaga keselamatan karyawan, mengurangi dampak negatif bencana pada lingkungan, serta meminimalkan kerugian harta benda dan memastikan kelangsungan bisnis.

Emergency Response Plan sendiri diperlukan untuk memenuhi ISO 45001:2018 atau Sistem Manajemen K3, khususnya klausul 8.2 mengenai emergency preparedness and response. Tujuan diupayakannya klausul ini di tempat kerja adalah agar tecapainya output berupa pengendalian kedaruratan pada perusahaan. 

Sebuah ERP umumnya harus mencakup beberapa aspek, yaitu:

1. Identifikasi bahaya dan risiko

ERP harus mampu memuat hasil identifikasi, mulai dari potensi bahaya di tiap unit kerja, jenis bahaya, hingga perkiraan tingkat paparan serta dampaknya terhadap lingkungan.

2. Pemeriksaan terhadap sumber daya yang dimiliki perusahaan

Jika risiko sudah teridentifikasi, perlu dipastikan sumber daya yang dimiliki perusahaan telah memadai. Sumber daya ini termasuk fasilitas, peralatan, SDM berpengalaman, dan akses bantuan.

3. Evaluasi rencana yang telah ada

Evaluasi adalah hal yang penting di dalam ERP. Susun ERP yang telah ada sebelumnya dan lakukan penyesuaian kembali jika ada perubahan terbaru dari hasil temuan.

4. Penentuan tipe perencanaan yang akan dibuat

Selanjutnya, perlu ditentukan apa saja tipe perencanaan yang akan dibuat. Perencanaan terdiri atas beberapa jenis, antara lain daftar periksa, rencana tanggap darurat, rencana manajemen tanggap darurat, dan rencana kerja sama.

5. Penetapan tugas-tugas dan tanggung jawab

Dalam sistem tanggap darurat, pada dasarnya, setiap personil yang ada memiliki peran. Maka dari itu, ERP juga harus memuat penetapan peran masing-masing personil secara jelas.

Selain kelima poin di atas, ERP juga harus mencakup konsep operasi yang matang. Misalnya pada situasi kebakaran, konsep operasi tanggap darurat bisa mencakup pembuatan perkiraan skenario sebaran api, panas, dan asap yang mungkin terjadi, menentukan rencana pengendalian misalnya dengan menentukan penempatan fasilitas pemadam kebakaran yang efektif, menentukan apa saja yang dibutuhkan dalam hal sumber daya misalnya kebutuhan akan pintu keluar, exit sign, exit route, titik kumpul atau assembly point, hingga waktu yang dibutuhkan untuk melakukan proses evakuasi ketika terjadi kebakaran.

Emergency Response Team sebagai Kepanjangan Tangan dari ERP

Pelaksana rencana yang disusun dalam Emergency Response Plan nantinya akan dilaksanakan oleh Emergency Response Team (ERT). ERT adalah sekelompok orang yang bertugas mengatasi beragam situasi darurat dan keadaan tak terduga yang terkait dengan perusahaan. Implementasi ERP dapat dilakukan setelah dikomunikasikan ke semua pihak perusahaan dan dijalankan oleh ERT yang telah ditetapkan.

Mengingat pentingnya peran ERT sebagai kepanjangan tangan dari ERP, maka ERT harus memiliki keterampilan khusus. Umumnya, untuk memperoleh keahlian khusus tersebut, ERT harus mendapatkan pelatihan terlebih dahulu, seperti pertolongan pertama, pelatihan kebakaran, dan lain sebagainya.

Agar ERT dapat menjalankan fungsinya secara efektif, perlu ditetapkan struktur organisasi antara lain, yaitu:

1. Ketua

Tugas: Menentukan kebijakan, pengelolaan anggaran, memfasilitasi pelatihan karyawan, jadwal pertemuan tim, dan perencanaan pemulihan keadaan darurat dalam perusahaan.

2. Wakil ketua

Tugas: Membuat laporan kinerja, memantau fasilitas tanggap darurat, berkolaborasi dengan pihak terkait, dan memberikan bantuan kepada ketua dalam situasi darurat atau ketika ketua tidak dapat hadir.

3. Regu pemadam kebakaran

Tugas: Melakukan pemadaman api secara aman dan efektif, serta memberikan laporan terkait kejadian perusahaan kepada koordinator atau pimpinan unit tanggap darurat.

4. Regu evakuasi

Tugas: Memimpin prosedur evakuasi dengan keamanan, melaporkan kondisi sarana evakuasi, dan memberikan informasi tentang korban kepada pihak terkait seperti regu P3K, koordinator, dan pimpinan unit tanggap darurat.

5. Regu P3K

Tugas: Memberikan pertolongan pertama, melaporkan kondisi sarana P3K yang rusak, dan jika diperlukan, memberi tahu pihak koordinator atau wakil unit tanggap darurat jika ada korban yang memerlukan perawatan medis di luar perusahaan.

6. Logistik

Tugas: Memenuhi kebutuhan dasar selama situasi darurat, seperti makanan, minuman, pakaian, dan selimut.

7. Transportasi

Tugas: Mengelola sarana transportasi yang diperlukan dalam atau luar perusahaan saat darurat.

8. Komunikasi internal

Tugas: Mengawasi perkembangan penanganan darurat dan mengfasilitasi komunikasi antara tim di dalam unit tanggap darurat, serta memastikan aliran komunikasi yang lancar.

9. Komunikasi eksternal

Tugas: Mengawasi informasi internal dan mengelola kontak dengan pihak luar, serta memenuhi kebutuhan komunikasi dalam situasi darurat.

10. Keamanan

Tugas: Menjaga keamanan, baik di dalam maupun di luar perusahaan selama peristiwa darurat.

Mengingat kebakaran merupakan salah satu kejadian darurat yang rentan terjadi di tempat kerja, maka diperlukan ERP yang tepat untuk menghadapi kasus tersebut. Setelah diimplementasikan oleh ERT, ERP harus terus dievaluasi dan diperbaiki jika masih terdapat kekurangan. Bagi yang ingin mempelajari mengenai ERP dan ERT untuk pencegahan kebakaran, MMS akan melaksanakan pelatihan gratis yang bisa kamu ikuti di akhir pekan ini. Yuk, daftar Pelatihan K3 Gratis (Future Leaders Programme) dengan topik Understanding Emergency Response Plan (ERP) & Emergency Response Team (ERT) in Fire Prevention sekarang juga! Cek social media MMS untuk informasi selengkapnya.